Vakanzkosten: Was kostet eine unbesetzte Stelle? So rechnen Sie es aus.

Warum Vakanzkosten selten berechnet werden

Kosten, die auf einer Rechnung stehen, werden geprüft, verhandelt und freigegeben. Kosten, die einfach entstehen, weil eine Stelle offen ist, tauchen in keiner Buchhaltung auf – sie verstecken sich in Überstunden, verschobenen Terminen, abgelehnten Aufträgen und in der Geduld eines Teams, das zu zweit die Arbeit von dreien macht. Genau deshalb wird über das Honorar einer Besetzung intensiv diskutiert und über die Vakanz daneben gar nicht.

Wer die Zahl einmal ausrechnet, entscheidet danach anders: schneller, mit klarerem Budget und mit einem realistischen Blick darauf, was „wir suchen erst mal selbst weiter" tatsächlich kostet. Die Rechnung ist kein Verkaufsargument, sondern eine betriebswirtschaftliche Größe – und sie kann durchaus ergeben, dass Abwarten die richtige Entscheidung ist.

Wie lange Stellen tatsächlich unbesetzt bleiben

Die Bundesagentur für Arbeit misst für die ihr gemeldeten Stellen die abgeschlossene Vakanzzeit. Im gleitenden Jahresdurchschnitt bis Juni 2026 lag sie bei 157 Tagen: 10 Tage weniger als im Vorjahreszeitraum, aber fast 70 Tage mehr als zehn Jahre zuvor. 48 Prozent der abgemeldeten Stellen waren länger als drei Monate vakant.

Zwei Hinweise, die für Ihre Rechnung wichtig sind. Erstens die Definition: Gemessen wird die Zeitspanne zwischen dem gewünschten Besetzungstermin und dem Stellenabgang. Alles davor – Kündigung, Freigabe, Profilklärung, erste Suchversuche – ist nicht enthalten. Die gefühlte Dauer „von der Kündigung bis zum ersten Arbeitstag" ist also regelmäßig länger als 157 Tage. Zweitens die Reichweite: Der BA sind nicht alle Stellen gemeldet. Nach der IAB-Stellenerhebung lag das gesamtwirtschaftliche Stellenangebot im ersten Quartal 2026 bei 1,15 Millionen Stellen, von denen 51 Prozent den Arbeitsagenturen oder Jobcentern gemeldet waren.

Besonders lange dauert es dort, wo der Markt eng ist. Nach der Fachkräfteengpassanalyse der BA vom Mai 2026 zeigen sich Engpässe vor allem in Pflegeberufen und medizinischen Berufen sowie in Bau- und Handwerksberufen. Wer in diesen Feldern sucht, sollte in der eigenen Rechnung nicht mit dem Durchschnitt kalkulieren.

Die drei Bausteine – und der eine Abzug

Vakanzkosten setzen sich aus drei Positionen zusammen. Der vierte Posten wird fast immer vergessen, und er zieht ab.

1. Entgangene Leistung

Der größte Block: Umsatz, Deckungsbeitrag oder Wertschöpfung, die diese Stelle erbracht hätte. Bei abrechenbaren Tätigkeiten – Mandate in der Kanzlei, Behandlungen in der Praxis, Abschlüsse im Vertrieb – lässt sich das direkt beziffern. Wichtig: Es zählt der Deckungsbeitrag, nicht der Bruttoumsatz.

2. Mehrkosten der Überbrückung

Was Sie zusätzlich ausgeben, damit der Betrieb weiterläuft: Überstundenzuschläge, Aushilfen, Zeitarbeit, Fremdvergabe, Springer, teurer eingekaufte externe Leistungen. Diese Kosten sind real und meist gut belegbar – sie stehen in Ihren Abrechnungen.

3. Folge- und Risikokosten

Schwerer zu beziffern, aber nicht null: Fehler und Nacharbeit unter Dauerlast, gerissene Fristen, verschobene Projekte, unzufriedene Mandanten oder Patienten – und das Risiko, dass ein überlastetes Team die nächste Kündigung schreibt. Aus einer Vakanz werden dann zwei. Wie sich das verhindern lässt, steht im Beitrag Fachkräfte halten: 7 Hebel für mehr Mitarbeiterbindung. Für die Rechnung empfehle ich, diesen Block nicht zu schätzen, sondern als bewussten Risikoaufschlag getrennt auszuweisen.

Der Abzug: eingespartes Gehalt

Solange die Stelle offen ist, zahlen Sie dafür kein Gehalt und keine Arbeitgeberbeiträge. Dieser Betrag gehört gegengerechnet. Viele im Netz kursierende Rechner lassen ihn weg – das treibt die Ergebnisse in Höhen, die einer Prüfung durch die Geschäftsführung nicht standhalten. Eine Zahl, der niemand glaubt, hilft Ihnen bei keiner Entscheidung.

Die Formel

In einer Zeile:

(Tagesleistung der Stelle − eingesparte Personalkosten pro Tag + Überbrückungskosten pro Tag) × Vakanzdauer in Arbeitstagen

Rechnen Sie konsequent in Arbeitstagen, nicht in Kalendertagen – sonst überschätzen Sie das Ergebnis um rund 40 Prozent. Für eine Vollzeitstelle sind je nach Urlaubsanspruch etwa 220 Arbeitstage pro Jahr eine brauchbare Größe; 157 Kalendertage Vakanz entsprechen grob 110 Arbeitstagen.

Rechenbeispiel: eine Fachkraft in der Steuerkanzlei

Alle Werte sind Beispielannahmen und ersetzen Ihre eigenen Zahlen nicht:

Rund 37.700 Euro – ohne Folge- und Risikokosten, ohne den Aufwand für Anzeigen, Sichtung und Gespräche, und mit einer bewusst zurückhaltenden Annahme bei der Überbrückung. Zur groben Einordnung der Größenordnung: 2025 erwirtschafteten in Deutschland rund 45,98 Millionen Erwerbstätige ein Bruttoinlandsprodukt von 4.469,8 Milliarden Euro. Rechnerisch sind das etwa 97.000 Euro Wirtschaftsleistung je Erwerbstätigem und Jahr, bei 220 Arbeitstagen gut 440 Euro pro Arbeitstag. Das ist ein Durchschnitt über alle Branchen und sagt nichts über Ihre konkrete Stelle – es zeigt aber, in welcher Größenordnung sich ein Arbeitstag bewegt.

Drei Rechenwege je nach Position

Stellen mit direkt zurechenbarer Leistung

Vertrieb, Beratung, abrechenbare Leistungen in Kanzlei und Praxis: Hier funktioniert die Deckungsbeitragsmethode aus dem Beispiel oben am besten. Datenbasis sind Vorjahreszahlen der Position oder der Durchschnitt vergleichbarer Kolleginnen und Kollegen.

Stellen ohne direkte Umsatzzuordnung

Bei einer MFA, in der Pflege oder in der Verwaltung lässt sich kein Umsatz zuordnen – wohl aber Kapazität. Rechnen Sie über die Ersatzkosten: Was kostet es konkret, den Ausfall aufzufangen? Und über die entfallene Kapazität: Wie viele Termine, Fälle oder Vorgänge pro Tag finden nicht statt, und was ist ein Vorgang wert? Welche Wege in diesen Berufsgruppen überhaupt zum Ziel führen, beschreibt der Beitrag MFA, Steuerfachangestellte & ReFa finden.

Schlüssel- und Engpasspositionen

Bei Führungskräften und Spezialisten wirkt die Vakanz über die eigene Stelle hinaus: Entscheidungen verzögern sich, Projekte stehen, Teams verlieren Orientierung. Hier ist der Tageswert kein Gehalts- oder Umsatzanteil, sondern der Wert dessen, was ohne diese Rolle nicht vorankommt. Rechnen Sie ihn projektbezogen – und nehmen Sie die längere Suchdauer in die Kalkulation auf.

Fünf Fehler, die die Zahl unbrauchbar machen

1. Das eingesparte Gehalt fehlt. Der häufigste Fehler und der mit der größten Wirkung. Ohne diesen Abzug ist das Ergebnis systematisch zu hoch.

2. Kalendertage statt Arbeitstage. Wochenenden, Feiertage und Urlaub produzieren keinen Ausfall, den es ohne Vakanz nicht auch gäbe.

3. Der Startpunkt sitzt falsch. Die Vakanz beginnt nicht mit der Kündigung, sondern mit dem Tag, an dem die Stelle besetzt sein sollte. Vorher läuft die Kündigungsfrist – da arbeitet die Person noch.

4. Umsatz statt Deckungsbeitrag. Entgangener Umsatz enthält Material, variable Kosten und Vorleistungen, die ebenfalls entfallen. Nur der Deckungsbeitrag geht Ihnen wirklich verloren.

5. Hundert Prozent Ausfall angenommen. In der Praxis fängt das Team einen Teil auf. Das macht die Kosten aber nicht kleiner – es verschiebt sie in Überstunden, in sinkende Qualität und in das Fluktuationsrisiko. Setzen Sie den kompensierten Anteil bei der entgangenen Leistung ab und dafür bei der Überbrückung an.

Was Sie mit der Zahl anfangen

Der praktische Nutzen liegt weniger im Ergebnis als in den Entscheidungen, die es ermöglicht. Erstens ein Tempo-Argument: Wenn ein Arbeitstag Vakanz 343 Euro kostet, ist eine Woche Verzögerung bei der Freigabe eines Anforderungsprofils keine Kleinigkeit mehr, sondern rund 1.700 Euro. Zweitens eine Budgetgrundlage: Sie wissen, was ein Suchbudget verdienen muss. Drittens ein sauberer Vergleich: Die relevante Frage ist nicht „Honorar oder nichts", sondern „Honorar oder zusätzliche Vakanztage". Erwarten Sie durch professionelle Direktansprache 40 Arbeitstage weniger Vakanz, stehen im Beispiel rund 13.700 Euro auf der anderen Seite der Rechnung.

Welcher Weg zur Besetzung im Einzelfall passt, ist damit noch nicht entschieden – das hängt an Position, Markt und eigenen Kapazitäten. Der Vergleich Personalvermittlung, Zeitarbeit oder selbst suchen ordnet die Optionen ein, Executive Search oder Personalvermittlung erklärt die Unterschiede zwischen den Beratungsmodellen, und Ablauf, Dauer und Kosten einer Personalvermittlung zeigt, wie der Prozess konkret läuft. Einen Überblick über unsere Arbeitsweise finden Sie auf der Seite Leistungen.

Häufige Fragen

Quellen: Statistik der Bundesagentur für Arbeit – Blickpunkt Arbeitsmarkt, Monatsbericht zum Arbeits- und Ausbildungsmarkt, Juni 2026 (Vakanzzeit, Anteil über drei Monate, IAB-Stellenerhebung 1. Quartal 2026, Fachkräfteengpassanalyse Mai 2026) · Statistisches Bundesamt – Wichtige gesamtwirtschaftliche Größen (Bruttoinlandsprodukt und Erwerbstätige 2025, Stand 22.05.2026)

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