Arbeitsvertrag: Was muss drinstehen? Pflichten und Fristen

Warum der Vertrag noch zum Auswahlverfahren gehört

Zwischen der mündlichen Zusage und dem ersten Arbeitstag liegt die Phase, in der die meisten Besetzungen kippen. Wer eine Woche auf den Vertrag wartet, hört sich in dieser Woche weiter um. Wer ihn bekommt und darin etwas anderes liest als im Gespräch besprochen, fragt nach oder springt ab. In Berufen mit Fachkräftemangel läuft parallel meist noch ein zweites Verfahren, und das schnellere gewinnt.

Der zweite Grund ist rechtlicher Art. Seit der Umsetzung der EU-Arbeitsbedingungenrichtlinie ist die Liste der nachzuweisenden Bedingungen deutlich länger geworden, und die Fristen sind kurz. Ein Teil der Angaben muss am ersten Tag der Arbeitsleistung vorliegen. Wer den Vertrag erst nach zwei Wochen fertigstellt, ist zu spät, auch wenn niemand sich beschwert.

Nachweisgesetz oder Arbeitsvertrag: was das Gesetz eigentlich verlangt

Das Nachweisgesetz schreibt keinen schriftlichen Arbeitsvertrag vor. Es verpflichtet den Arbeitgeber, die wesentlichen Vertragsbedingungen niederzulegen, zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen (§ 2 Abs. 1 Satz 1 NachwG). Ein Arbeitsvertrag kann mündlich geschlossen werden und ist dann wirksam. Der Nachweis muss trotzdem schriftlich erfolgen.

In der Praxis erledigt man beides in einem Dokument. § 2 Abs. 5 NachwG stellt das ausdrücklich klar: Ist dem Arbeitnehmer ein schriftlicher Arbeitsvertrag ausgehändigt worden, entfällt die Nachweispflicht, soweit der Vertrag die geforderten Angaben enthält. Das Wort „soweit“ ist entscheidend. Fehlt im Vertrag eine der fünfzehn Angaben, bleibt für genau diese Angabe die Pflicht zur gesonderten Niederschrift bestehen.

Die fünfzehn Pflichtangaben und ihre Fristen

§ 2 Abs. 1 Satz 7 NachwG zählt auf, was mindestens in die Niederschrift gehört. Satz 9 staffelt die Übergabe in drei Stufen. Die Tabelle fasst beides zusammen.

Die Reihenfolge in der Tabelle folgt den Fristen, nicht der Nummerierung des Gesetzes. Wer eine Vorlage prüft, geht sinnvollerweise trotzdem die Nummern der Reihe nach durch, sonst fällt die Lücke erst später auf.

Zwei Punkte werden in älteren Vorlagen regelmäßig übersehen. Nummer 7 verlangt, dass jeder Entgeltbestandteil getrennt ausgewiesen wird. Eine Zeile mit einem Gesamtbetrag genügt nicht, wenn daneben Zulagen, Provisionen oder Sonderzahlungen vereinbart sind. Gerade im Vertrieb mit variablen Anteilen ist das der häufigste Mangel. Nummer 14 verlangt zusätzlich den Hinweis auf die Frist für die Kündigungsschutzklage, also die drei Wochen nach § 4 KSchG. Vorlagen aus der Zeit vor 2022 enthalten diesen Satz nicht.

Eine Erleichterung gibt es: Nach § 2 Abs. 4 NachwG können die Angaben zu den Nummern 6 bis 8 und 10 bis 14 durch einen Hinweis auf anwendbare Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen ersetzt werden. Bei Urlaub (Nummer 11) und Kündigung (Nummer 14) genügt ein Verweis auf die gesetzliche Regelung, wenn diese maßgebend ist.

Schriftform, Textform, elektronische Form

Die Niederschrift darf inzwischen in Textform nach § 126b BGB abgefasst und elektronisch übermittelt werden. Das ist an drei Bedingungen geknüpft, die § 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG nennt: Das Dokument muss für den Arbeitnehmer zugänglich sein, es muss gespeichert und ausgedruckt werden können, und der Arbeitgeber muss mit der Übermittlung dazu auffordern, einen Empfangsnachweis zu erteilen.

Die dritte Bedingung ist die, an der es in der Praxis scheitert. Eine PDF-Datei im Anhang einer E-Mail ohne jede Bitte um Bestätigung erfüllt die Vorgabe nicht. Der Empfangsnachweis muss nicht zurückkommen, damit die Form gewahrt ist, aber die Aufforderung muss raus. Wer das Verfahren sauber halten will, schreibt den Satz fest in die Versandvorlage.

Drei Einschränkungen bleiben. Erstens kann der Arbeitnehmer jederzeit verlangen, die Niederschrift in unterschriebener Papierform zu erhalten; der Arbeitgeber muss sie dann unverzüglich erteilen (§ 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG). Zweitens gilt die Textform-Erleichterung nicht für Arbeitnehmer in den Wirtschaftsbereichen des § 2a Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Das Gesetz zählt dort elf Bereiche auf, darunter Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderung, Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe einschließlich plattformbasierter Lieferdienste, Schaustellergewerbe, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft, Prostitutionsgewerbe, Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe. Dort bleibt es bei der unterschriebenen Papierfassung.

Drittens schließt § 2 Abs. 1 Satz 8 NachwG die elektronische Form für den Nachweis aus. Gemeint ist damit die elektronische Form des § 126a BGB, also die qualifizierte elektronische Signatur. Wer also glaubt, ein Signaturtool sei der sicherste Weg, liegt beim Nachweis falsch. Die einfache Textform genügt, die aufwendigere elektronische Form nicht.

Wo Schriftform zwingend bleibt

Die Textform-Öffnung betrifft den Nachweis. Für einzelne Abreden gilt weiterhin echte Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift, und dort führt ein Formfehler nicht zu einem Bußgeld, sondern zur Unwirksamkeit der Abrede.

Die wichtigste dieser Abreden ist die Befristung. § 14 Abs. 4 TzBfG verlangt für die Wirksamkeit der Befristung die Schriftform. Wer den befristeten Vertrag nur als PDF verschickt und der Mitarbeiter nimmt die Arbeit auf, hat ein unbefristetes Arbeitsverhältnis. Der Vertrag ist nicht unwirksam, nur die Befristung fällt weg. Das ist der teuerste Formfehler im ganzen Themenfeld, und er passiert nahezu ausschließlich aus Bequemlichkeit.

Ebenfalls schriftformbedürftig ist die Beendigung: Kündigung und Aufhebungsvertrag bedürfen nach § 623 BGB der Schriftform, die elektronische Form ist ausgeschlossen. Und ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot verlangt nach § 74 Abs. 1 HGB Schriftform sowie die Aushändigung einer vom Arbeitgeber unterzeichneten Urkunde.

Befristung: die Regeln, an denen Vorlagen scheitern

Eine kalendermäßige Befristung ohne Sachgrund ist nach § 14 Abs. 2 TzBfG bis zu zwei Jahren zulässig, innerhalb dieser Gesamtdauer sind höchstens drei Verlängerungen möglich. Sie ist ausgeschlossen, wenn mit demselben Arbeitgeber bereits zuvor ein befristetes oder unbefristetes Arbeitsverhältnis bestanden hat. Diese Vorbeschäftigung ist der Punkt, den Vorlagen nicht abfangen können, weil er in der Personalakte steht und nicht im Vertragstext. Wer Werkstudenten oder Aushilfen später fest einstellt, prüft ihn besser vor der Zusage.

Für Unternehmen in den ersten vier Jahren nach der Gründung erlaubt § 14 Abs. 2a TzBfG eine sachgrundlose Befristung bis zu vier Jahren mit mehrfacher Verlängerung. Ausgenommen sind Neugründungen im Zusammenhang mit rechtlicher Umstrukturierung.

Zwei weitere Punkte gehören in den befristeten Vertrag: Eine ordentliche Kündigung ist während der Laufzeit nur möglich, wenn sie einzelvertraglich oder im Tarifvertrag vereinbart ist (§ 15 Abs. 4 TzBfG). Fehlt die Klausel, sitzt man die Befristung ab. Und wird nach Ablauf mit Wissen des Arbeitgebers weitergearbeitet, gilt das Arbeitsverhältnis als auf unbestimmte Zeit verlängert, sofern der Arbeitgeber nicht unverzüglich widerspricht (§ 15 Abs. 6 TzBfG).

Probezeit und Kündigungsfristen

Eine Probezeit entsteht nicht von selbst, sie muss vereinbart sein. Nach § 622 Abs. 3 BGB kann während einer vereinbarten Probezeit mit einer Frist von zwei Wochen gekündigt werden, längstens für die Dauer von sechs Monaten. Eine Probezeit von neun Monaten ist nicht verboten, verlängert die Zwei-Wochen-Frist aber nicht.

Bei befristeten Verträgen muss die Probezeit nach § 15 Abs. 3 TzBfG im Verhältnis zur erwarteten Dauer der Befristung und zur Art der Tätigkeit stehen. Sechs Monate Probezeit in einem auf acht Monate befristeten Vertrag halten dieser Vorgabe nicht stand.

Von der Probezeit zu trennen ist die Wartezeit des Kündigungsschutzes. Der allgemeine Kündigungsschutz greift nach § 1 Abs. 1 KSchG erst, wenn das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate ohne Unterbrechung bestanden hat. Unabhängig davon gelten die Vorschriften des Ersten Abschnitts des KSchG nach § 23 Abs. 1 KSchG nicht in Betrieben mit in der Regel zehn oder weniger Arbeitnehmern, für Arbeitsverhältnisse, die nach dem 31. Dezember 2003 begonnen haben. Teilzeitkräfte zählen dabei anteilig: bis 20 Wochenstunden mit 0,5, bis 30 Wochenstunden mit 0,75. Für viele Praxen und Kanzleien liegt die Schwelle damit näher, als die Kopfzahl vermuten lässt.

Die gesetzlichen Kündigungsfristen nach § 622 Abs. 1 und 2 BGB beginnen bei vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Monatsende und verlängern sich mit der Dauer der Betriebszugehörigkeit gestaffelt bis auf sieben Monate zum Monatsende nach zwanzig Jahren. Diese verlängerten Fristen gelten für die Kündigung durch den Arbeitgeber. Wer sie im Vertrag beidseitig festschreibt, sollte § 622 Abs. 6 BGB kennen: Für die Kündigung durch den Arbeitnehmer darf keine längere Frist vereinbart werden als für die des Arbeitgebers.

Entgelt, Arbeitszeit und Urlaub: die Untergrenzen

Der Jahresurlaub gehört als Nummer 11 in die Niederschrift. Als Untergrenze gilt § 3 Abs. 1 BUrlG mit mindestens 24 Werktagen, wobei Werktage alle Kalendertage außer Sonn- und gesetzlichen Feiertagen sind. Bei einer Fünf-Tage-Woche entspricht das 20 Arbeitstagen. Wer die Zahl aus einer Vorlage mit Sechs-Tage-Woche übernimmt, ohne die Bezugsgröße zu nennen, produziert Streit über etwas, das sich in einem Halbsatz klären lässt.

Beim Entgelt bindet der gesetzliche Mindestlohn nach dem Mindestlohngesetz die Untergrenze, in tarifgebundenen Bereichen der einschlägige Tariflohn. Wichtiger als die Höhe ist für den Nachweis die Aufgliederung: Grundgehalt, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen getrennt, dazu Fälligkeit und Auszahlungsart. Wer variable Vergütung vereinbart, beschreibt die Bemessungsgrundlage im Vertrag, statt sie einer Zielvereinbarung zu überlassen, die noch nicht existiert.

Bei der Arbeitszeit reicht die Wochenstundenzahl nicht. Das Gesetz verlangt auch die vereinbarten Ruhepausen und Ruhezeiten und bei Schichtarbeit das Schichtsystem, den Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen. Für Kliniken, Pflegeeinrichtungen und Praxen mit Wechseldiensten ist das der Abschnitt, der am ehesten fehlt. Wie sich Arbeitszeitmodelle auf die Gewinnung von Fachkräften auswirken, ist in unserem Ratgeber zum Fachkräftemangel im Gesundheitswesen beschrieben.

Änderungen während des Arbeitsverhältnisses

Die Nachweispflicht endet nicht mit der Einstellung. Ändert sich eine wesentliche Vertragsbedingung, ist das dem Arbeitnehmer nach § 3 Abs. 1 NachwG spätestens an dem Tag mitzuteilen, an dem die Änderung wirksam wird. Eine Gehaltserhöhung zum 1. Juli muss also am 1. Juli dokumentiert beim Mitarbeiter sein, nicht irgendwann im August.

Ausgenommen sind Änderungen der anwendbaren Gesetze, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen. Eine Tariferhöhung löst keine Mitteilungspflicht aus. Und wenn über die Änderung ein schriftlicher Änderungsvertrag ausgehändigt wurde, entfällt die gesonderte Mitteilung nach § 3 Abs. 2 NachwG. Für die Mitteilung gelten dieselben Formregeln wie für den Erstnachweis, Textform ist also möglich.

Was ein Verstoß kostet

Wer eine wesentliche Vertragsbedingung nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig aushändigt, handelt nach § 4 Abs. 1 Nr. 1 NachwG ordnungswidrig. Die Geldbuße beträgt nach § 4 Abs. 2 NachwG bis zu zweitausend Euro. Der Rahmen gilt je Verstoß, nicht je Arbeitsverhältnis, und die Bußgeldvorschrift erfasst neben dem fehlenden auch den verspäteten und den inhaltlich falschen Nachweis.

Der Arbeitsvertrag bleibt davon unberührt. Das Nachweisgesetz regelt die Dokumentation, nicht die Wirksamkeit der Vereinbarung. Der praktische Nachteil liegt woanders: Wer eine Vertragsbedingung nicht nachgewiesen hat, steht im Streit darüber, was vereinbart war, in der Darlegung schlechter da. Das betrifft typischerweise genau die Punkte, über die gestritten wird, also Provisionsregelungen, Überstundenabgeltung und Zusagen aus dem Einstellungsgespräch.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Vertragsmuster und Einzelfragen gehören vor der Unterschrift in arbeitsrechtliche Hände, besonders bei Befristung, variabler Vergütung und Wettbewerbsverbot.

Eine Prüfliste für die bestehende Vorlage

Wer selten einstellt, arbeitet fast immer mit einer Vorlage, die älter ist als die aktuelle Fassung des Nachweisgesetzes. Fünf Fragen decken die häufigsten Lücken auf: Sind alle Entgeltbestandteile einzeln aufgeführt, mit Fälligkeit und Auszahlungsart? Steht der Hinweis auf die Drei-Wochen-Frist für die Kündigungsschutzklage im Vertrag? Sind Ruhepausen, Ruhezeiten und gegebenenfalls das Schichtsystem geregelt? Ist ein etwaiger Fortbildungsanspruch benannt, auch wenn die Antwort lautet, dass keiner besteht? Und wird der befristete Vertrag noch auf Papier unterschrieben?

Anschließend lohnt der Blick auf die Reihenfolge im Verfahren. Der Vertrag sollte fertig sein, bevor die Zusage ausgesprochen wird, nicht danach. Das verkürzt die Phase, in der ein Kandidat nichts in der Hand hat, und es verhindert, dass im Vertrag steht, was im Gespräch anders klang. Wie sich der Übergang vom Vertrag in die ersten Wochen planen lässt, steht im Ratgeber zum Onboarding neuer Mitarbeiter. Wer den Schritt davor noch strukturieren will, findet die Auswahlseite im Leitfaden zum Vorstellungsgespräch und den Umgang mit den übrigen Bewerbern unter Absage an Bewerber.

Häufige Fragen

Quellen: § 2 NachwG – Nachweispflicht · § 3 NachwG – Änderung der Angaben · § 4 NachwG – Bußgeldvorschriften · § 14 TzBfG – Zulässigkeit der Befristung · § 15 TzBfG – Ende des befristeten Arbeitsvertrages · § 622 BGB – Kündigungsfristen bei Arbeitsverhältnissen · § 623 BGB – Schriftform der Kündigung · § 1 KSchG – Sozial ungerechtfertigte Kündigungen · § 23 KSchG – Geltungsbereich · § 3 BUrlG – Dauer des Urlaubs · § 2a SchwarzArbG – Mitführungspflicht · § 74 HGB – Wettbewerbsverbot

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