Bewerbungen sichten: wie Sie eine belastbare Vorauswahl treffen

Warum der Fehler bei der Sichtung unsichtbar bleibt

Eine Fehlbesetzung merkt man nach drei Monaten. Eine gute Fachkraft, die im ersten Durchgang aussortiert wurde, merkt man nie. Genau das macht die Sichtung zum riskantesten Schritt im Auswahlverfahren: Es gibt keine Rückmeldung, an der man das eigene Urteil korrigieren könnte. Wer sich nur auf Erfahrung verlässt, bestätigt sie also unweigerlich.

Dazu kommt der Rahmen, in dem gesichtet wird. Auf eine Stelle in der Verwaltung einer Klinik kommen leicht fünfzig Bewerbungen, auf eine Stelle als Steuerfachangestellte in einer mittelgroßen Kanzlei manchmal drei. Im ersten Fall entscheidet der erste Eindruck über eine Vorauswahl, die niemand mehr prüft. Im zweiten Fall wird der Maßstab still gesenkt, weil man niemanden verlieren will. Beides sind Nebenwirkungen desselben Problems: Es gibt kein festgelegtes Raster, gegen das gelesen wird.

Die typischen Verzerrungen sind gut bekannt und leicht zu beobachten. Bewerbungen von Menschen mit ähnlichem Ausbildungsweg oder ähnlichen Arbeitgebern schneiden besser ab. Ein sauber gesetzter Lebenslauf wirkt wie fachliche Qualität. Ein bekannter Firmenname ersetzt die Frage, was die Person dort eigentlich gemacht hat. Keine dieser Reaktionen lässt sich abschalten; man kann ihr nur eine Struktur entgegensetzen.

Erst das Raster, dann die erste Bewerbung

Die Kriterien gehören festgelegt, bevor die erste Bewerbung im Postfach liegt. Wer sie nachträglich bildet, formt sie an den vorliegenden Unterlagen, und dann gewinnt die Bewerbung, die am längsten im Kopf geblieben ist. Grundlage ist dasselbe Anforderungsprofil, das schon die Anzeige getragen hat; wie man es scharf zuschneidet, steht im Beitrag Stellenanzeige schreiben.

Wichtig ist die Trennung zwischen Muss und Kann. Muss-Kriterien sind nur die Punkte, ohne die die Arbeit rechtlich oder fachlich nicht möglich ist: die Berufsurkunde, die Fahrerlaubnis für den Außendienst, die Anerkennung eines ausländischen Abschlusses, gegebenenfalls ein Sprachniveau, das die Tätigkeit tatsächlich verlangt. Alles andere ist ein Kann-Kriterium, auch wenn es in der Anzeige fett gedruckt war. Fünf bis sieben Kriterien reichen; längere Listen führen dazu, dass am Ende nach Gefühl gewichtet wird.

Zu jedem Kriterium gehört die Frage, woran man es in den Unterlagen erkennen würde. Ohne diese Spalte bewertet man Eindrücke statt Belege.

Bewertet wird dreistufig: erfüllt, offen, nicht erfüllt. Punktesysteme mit Gewichtungsfaktoren erzeugen eine Genauigkeit, die die Unterlagen nicht hergeben, und verstellen den Blick auf den eigentlichen Zweck der Sichtung. Der besteht nicht darin, den Besten zu finden, sondern darin, die Gespräche mit den drei bis fünf Leuten zu führen, bei denen es sich lohnt.

Der Lebenslauf: was trägt und was nur Eindruck macht

Aussagekräftig sind die Aufgaben, nicht die Titel. Ein „Key Account Manager" kann drei Großkunden betreut oder Telefonlisten abgearbeitet haben. Nützlich sind deshalb die Angaben zum Umfang der Verantwortung: Teamgröße, Gebiet, Mandantenzahl, Budget, Länge der Verkaufszyklen, Art der Fälle. Fehlen sie, ist das kein Ausschlussgrund, sondern die erste Frage im Telefonat.

Der zweite Blick geht auf die Entwicklung innerhalb eines Arbeitgebers. Wer in fünf Jahren bei derselben Praxis von der Anmeldung in die Abrechnung und dann in die Praxisorganisation gewechselt ist, zeigt mehr als jemand, der dreimal denselben Job bei verschiedenen Häusern gemacht hat. Auch Fortbildungen sagen etwas, wenn sie belegt sind und zur Aufgabe passen.

Lücken und häufige Wechsel lesen, nicht bewerten

Eine Lücke ist kein Eignungsmerkmal. Hinter ihr stecken Elternzeit, Pflege von Angehörigen, eine Krankheit, eine Weiterbildung, eine Insolvenz des früheren Arbeitgebers oder eine Kündigungswelle in der Branche. Aus den Unterlagen lässt sich das selten erkennen und in einem Telefonat in zwei Minuten klären. Wer dagegen pauschal aussortiert, verliert einen Teil der erfahrenen Bewerber, und zwar überwiegend denselben Teil: Menschen mit Sorgeaufgaben.

Das ist auch rechtlich nicht folgenlos. § 3 Abs. 2 AGG erfasst mittelbare Benachteiligungen, also Verfahren, die neutral wirken, aber Personen mit einem Merkmal aus § 1 AGG besonders treffen, sofern das nicht durch ein rechtmäßiges Ziel sachlich gerechtfertigt ist. Ein Filter, der Bewerbungen mit Unterbrechungen grundsätzlich verwirft, fällt in diesen Bereich.

Häufige Wechsel bewerten sich ähnlich. Zwei Stationen unter einem Jahr sind eine Frage, kein Urteil. In Projektgeschäften, in der Zeitarbeit und bei Berufseinsteigern sind kurze Verläufe normal. Entscheidend ist, ob eine Begründung nachvollziehbar ist und ob die Wechsel einem Muster folgen.

Zeugnisse und Nachweise

Arbeitszeugnisse tragen weniger Information, als ihr Umfang vermuten lässt, weil die Formulierungen einem Code folgen und der Anspruch auf ein wohlwollendes Zeugnis die Aussagen nach oben zieht. Was die einzelnen Wendungen bedeuten, zeigt der Beitrag Arbeitszeugnis schreiben. Verwertbar sind vor allem die harten Angaben: Zeiträume, Aufgaben, Verantwortungsbereiche.

Bei reglementierten Berufen gehört der Nachweis in den ersten Durchgang. Approbation, Berufsurkunde, Erlaubnis zum Führen der Berufsbezeichnung, bei einem im Ausland erworbenen Abschluss der Bescheid über die Anerkennung. Ist die Anerkennung noch nicht abgeschlossen, ist das kein Ausschluss, sondern eine Terminfrage; wie dieser Weg abläuft, steht im Beitrag Pflegekräfte aus dem Ausland anwerben.

Was besser nicht in die Bewertung einfließt

Ein Foto ist kein Pflichtbestandteil einer Bewerbung und kein Kriterium. Dasselbe gilt für Name, Herkunft, Geburtsdatum, Familienstand, Religionszugehörigkeit und Angaben zur Gesundheit. Das ist nicht nur eine Frage der Haltung: Nach § 22 AGG genügt es, dass eine Partei Indizien beweist, die eine Benachteiligung wegen eines Grundes aus § 1 AGG vermuten lassen, dann muss die andere Partei beweisen, dass kein Verstoß vorlag. Handschriftliche Vermerke auf Unterlagen, die sich auf solche Merkmale beziehen, sind im Streitfall genau solche Indizien.

Die Kosten sind begrenzt, aber real. Bei einer Nichteinstellung sieht § 15 Abs. 2 AGG höchstens drei Monatsgehälter vor, wenn die Person auch bei benachteiligungsfreier Auswahl nicht eingestellt worden wäre. Geltend machen lässt sich der Anspruch nach § 15 Abs. 4 AGG innerhalb von zwei Monaten ab Zugang der Ablehnung, Klage ist danach nach § 61b Abs. 1 ArbGG innerhalb von drei Monaten möglich.

Das Anschreiben hat weniger Gewicht als früher

Viele Bewerbungen laufen über Formulare oder über Portale, die kein Anschreiben vorsehen. Sein Fehlen sagt daher nichts über das Interesse. Wo eines vorliegt, sind zwei Dinge nützlich: ein erkennbarer Bezug zu dieser Stelle und ein benannter Grund für den Wechsel. Textbausteine, die auf jede Anzeige passen, kann man überlesen, ohne etwas zu verpassen.

Rechtschreibung ist dort ein Kriterium, wo die Arbeit schriftlich stattfindet, etwa im Sekretariat einer Kanzlei oder in der Mandantenkorrespondenz. Bei einer Pflegefachkraft oder im technischen Außendienst ist sie eine Randnotiz. Wer sie überall gleich streng anlegt, filtert am Ende nach Bewerbungserfahrung, nicht nach Eignung.

Sichten in drei Durchgängen

Der erste Durchgang prüft ausschließlich die Muss-Kriterien und dauert zwei bis drei Minuten pro Bewerbung. Ergebnis sind drei Stapel: klar passend, offen, nicht passend. Wichtig ist, dass hier nicht abgewogen wird. Sobald im ersten Durchgang verglichen wird, wandert der Maßstab mit der Reihenfolge.

Wer klar passt, wird sofort kontaktiert, möglichst innerhalb von zwei Arbeitstagen und lieber per Telefon als per Formschreiben. In Engpassberufen ist das der eigentliche Wettbewerbsvorteil, weil dieselbe Person parallel bei zwei weiteren Häusern im Verfahren ist. Wer nicht passt, bekommt zügig eine Absage; wie die aussieht und welche Fristen daran hängen, steht im Beitrag Absage an Bewerber.

Der zweite Durchgang gilt dem offenen Stapel und braucht eine zweite Person: die Fachvorgesetzte, die Praxisleitung, den Kanzleipartner. Beide lesen unabhängig und notieren erst danach gemeinsam. Diese Reihenfolge ist der einzige wirksame Schutz gegen das Nachziehen der eigenen Einschätzung, und sie kostet pro Bewerbung wenige Minuten.

Der dritte Durchgang ist ein kurzes Telefonat von zehn bis fünfzehn Minuten für die Punkte, die aus Unterlagen nicht zu klären sind: die Lücke, der Gehaltsrahmen, die Kündigungsfrist, der Grund für den Wechsel, die Bereitschaft zu Schicht- oder Reisetätigkeit. Ein solches Gespräch ersetzt kein Vorstellungsgespräch, verhindert aber die beiden häufigsten Verluste im Verfahren: das Aussortieren auf Verdacht und das Einladen von Leuten, deren Vorstellungen von Anfang an nicht zusammenpassen. Wie es danach weitergeht, beschreibt der Beitrag Vorstellungsgespräch führen.

Gesichtet wird laufend, nicht nach Ablauf der Bewerbungsfrist. Wer wartet, bis alle Unterlagen da sind, verliert die Bewerber der ersten Woche, und das sind typischerweise die, die aktiv suchen.

Die rechtlichen Grenzen der Vorauswahl

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Bei einem konkreten Streitfall gehört die Bewertung in arbeitsrechtliche Hände.

Bewerbungen schwerbehinderter Menschen

Die Prüfpflicht aus § 164 Abs. 1 SGB IX gilt für alle Arbeitgeber, nicht nur für die mit Beschäftigungspflicht. Sie verlangt, bei freien Stellen zu prüfen, ob sie mit schwerbehinderten Menschen besetzt werden können, und die Schwerbehindertenvertretung einzubeziehen. Lehnt die schwerbehinderte Person diese Beteiligung ausdrücklich ab, entfällt sie. Die weitergehende Pflicht, schwerbehinderte Bewerber zum Gespräch einzuladen, trifft nach § 165 SGB IX nur öffentliche Arbeitgeber und ist dort nur dann entbehrlich, wenn die fachliche Eignung offensichtlich fehlt.

Notizen, Dokumentation, Löschung

Notizen sind sinnvoll, weil sie im Streitfall die sachlichen Gründe der Auswahl belegen. Sie gehören aber an das Raster gebunden: erfüllt, offen, nicht erfüllt, mit einem Satz Begründung zum jeweiligen Kriterium. Alles, was darüber hinausgeht, schafft Angriffsfläche, ohne die Entscheidung zu verbessern. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist § 26 Abs. 1 BDSG, der die Verarbeitung auf das für die Einstellungsentscheidung Erforderliche begrenzt; Bewerberinnen und Bewerber zählen nach § 26 Abs. 8 BDSG zu den Beschäftigten.

Gelöscht wird, sobald der Zweck erfüllt ist (Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO). Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen gibt es nicht; in der Praxis wird eine Aufbewahrung bis zum Ablauf der Fristen aus § 15 Abs. 4 AGG und § 61b Abs. 1 ArbGG als erforderlich angesehen, also rund ein halbes Jahr nach der Absage. Wer Unterlagen länger im Talentpool behalten will, braucht dafür eine Einwilligung.

Vorsortieren mit Software

Bewerbermanagementsysteme dürfen sortieren, filtern und Hinweise geben. Die Grenze zieht Art. 22 Abs. 1 DSGVO: Niemand muss eine Entscheidung hinnehmen, die ausschließlich automatisiert getroffen wird und rechtliche Wirkung entfaltet oder erheblich beeinträchtigt. Ausnahmen nennt Absatz 2, etwa die ausdrückliche Einwilligung. Praktisch bedeutet das, dass die Ablehnung von einem Menschen getragen sein muss und nicht aus einem Schwellenwert folgen darf.

Bei Filterfragen im Bewerbungsformular gilt derselbe Maßstab wie im Vorstellungsgespräch. Zulässig sind Fragen zur fachlichen Eignung, zu Qualifikationen und zur Verfügbarkeit. Nicht zulässig sind Fragen nach Merkmalen aus § 1 AGG, und eine automatische Sortierung nach dem Geburtsjahr oder nach Lücken im Verlauf ist ein Filter nach genau solchen Merkmalen.

Worauf es in den einzelnen Berufsfeldern ankommt

Medizin und Gesundheitswesen

Zuerst der Nachweis: Approbation, Berufsurkunde oder Anerkennungsbescheid. Danach die Frage nach dem Einsatzfeld, weil eine Pflegefachkraft aus der Intensivstation und eine aus der Altenpflege unterschiedlich lange Einarbeitungszeiten brauchen. Schicht- und Wochenendfähigkeit gehört ins Telefonat, nicht in ein Formular. Was den Markt in diesen Berufen prägt, beschreibt die Seite Medizin und Gesundheitswesen und der Beitrag Fachkräftemangel im Gesundheitswesen.

Steuerkanzleien und Wirtschaftsprüfung

Entscheidend ist die Tiefe der bisherigen Arbeit: Finanzbuchhaltung, Lohn, Jahresabschluss, Steuererklärungen für welche Rechtsformen. Dazu die Mandantenstruktur, weil die Betreuung von dreißig Kleinmandaten eine andere Arbeit ist als die von fünf mittelständischen Gruppen. Näheres auf der Seite Steuerberatung.

Rechtsanwaltskanzleien

Bei Fachangestellten zählen die Abschlussprüfung und die Praxis in Fristen, Kostenrecht und elektronischem Rechtsverkehr, bei Anwältinnen und Anwälten die Rechtsgebiete und die Art der Mandate. Auch hier gilt: Die Aufgabenbeschreibung der letzten Station sagt mehr als die Bezeichnung. Mehr dazu auf der Seite Rechtsanwaltskanzleien.

Vertrieb

In Vertriebslebensläufen stehen Zahlen, und die sollte man plausibilisieren statt bewerten. Zielerreichung ohne Zielhöhe, Umsatz ohne Gebiet und Neukundenzahl ohne Verkaufszyklus sind Angaben, die erst im Gespräch Bedeutung bekommen. Wichtiger ist die Passung des Vertriebsmodells: Erklärungsbedürftige Investitionsgüter verkauft man anders als Verbrauchsmaterial. Weiter auf der Seite Vertrieb und im Beitrag zur Besetzung von Außendienststellen.

Fünf Fehler, die gute Bewerbungen kosten

• Eine Muss-Liste mit zehn Punkten. Was zwingend ist, lässt sich in der Regel in zwei bis drei Punkten sagen; alles andere gehört in die Kann-Spalte.
• Die Lücke als Ausschlussgrund. Sie ist eine Frage für ein Telefonat, und ein pauschaler Filter kann eine mittelbare Benachteiligung nach § 3 Abs. 2 AGG begründen.
• Das Bewerbungsdesign als Ersatzkriterium. Wer sauber layoutet, hat Bewerbungserfahrung, nicht unbedingt Berufserfahrung.
• Der Reflex „überqualifiziert". Hinter dem Wort steht meist die Befürchtung, die Person bleibe nicht lange. Das klärt ein Gespräch, in dem es um Gehaltsrahmen und Motiv geht.
• Sichten erst nach Ablauf der Bewerbungsfrist. Wer zwei Wochen sammelt, verliert die Bewerber, die parallel drei Verfahren laufen haben.

Wenn der Stapel nichts hergibt

Bleibt nach der Sichtung niemand übrig, liegt das selten an der Sichtung. Die drei üblichen Ursachen sind eine Anzeige, die das Profil nicht trifft, ein Kanal, auf dem die Zielgruppe nicht sucht, und ein Markt, in dem die passenden Leute nicht suchen, sondern in Anstellung sind. Für die ersten beiden helfen die Beiträge Stellenanzeige schreiben und Stellenanzeige schalten. Für den dritten Fall ist die Direktansprache der Weg, den der Beitrag Stellenanzeige oder Direktansprache gegen die Anzeige stellt.

Wie lange man diesen Zustand aushalten sollte, ist eine Rechenfrage: Was eine offene Stelle pro Monat kostet, zeigt der Beitrag Vakanzkosten. In unseren Kernbranchen übernehmen wir die Vorauswahl vollständig, führen die Vorgespräche und legen nur die Profile vor, die dem Raster entsprechen. Den Ablauf beschreibt die Seite Ablauf, den Umfang die Seite Leistungen. Regional sind wir als Personalvermittlung im Raum Stuttgart und für Executive Search im Raum Berlin erreichbar.

Häufige Fragen

Quellen: § 3 AGG – Begriffsbestimmungen · § 15 AGG – Entschädigung und Schadensersatz · § 22 AGG – Beweislast · § 61b ArbGG – Klage wegen Benachteiligung · § 164 SGB IX – Pflichten des Arbeitgebers · § 165 SGB IX – Besondere Pflichten der öffentlichen Arbeitgeber · § 26 BDSG – Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses · Art. 17 DSGVO – Recht auf Löschung · Art. 22 DSGVO – Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall

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