Mitarbeiter werben Mitarbeiter: Prämie, Steuer, Regeln

Warum Empfehlungen in Fachberufen so gut funktionieren

In Berufen mit wenigen Fachkräften kennen sich die Leute. Medizinische Fachangestellte haben zusammen die Berufsschule besucht, Steuerfachangestellte treffen sich in Fortbildungen zum Steuerfachwirt, Rechtsanwaltsfachangestellte wechseln zwischen Kanzleien derselben Stadt. Im Vertrieb weiß jeder gute Außendienstler, wer im Nachbargebiet für den Wettbewerb unterwegs ist und wer dort unzufrieden ist.

Eine Empfehlung bringt zwei Dinge mit, die eine Anzeige nicht liefern kann. Sie erreicht Menschen, die gar nicht suchen und deshalb auf keinem Jobportal auftauchen. Und sie kommt mit einer Vorauswahl: Wer eine Kollegin empfiehlt, setzt ein Stück des eigenen Rufs ein und schlägt selten jemanden vor, mit dem er nicht gern zusammenarbeiten würde. Die empfehlende Person kennt außerdem den Arbeitsalltag und kann ehrlicher beschreiben, was die Stelle ausmacht, als es ein Anzeigentext vermag.

Von allein passiert das allerdings selten. Solange niemand weiß, welche Stellen offen sind, was eine Empfehlung bringt und wie man sie abgibt, bleibt der Kanal ungenutzt. Genau diese Lücke schließt ein Programm.

Die Spielregeln: fünf Punkte, die schriftlich festgelegt sein sollten

Die meisten Konflikte rund um Empfehlungsprämien entstehen, weil Regeln erst im Streitfall erfunden werden. Legen Sie deshalb vorher fest und machen Sie im Team bekannt:

Wer empfehlen darf. In der Regel alle Beschäftigten. Ausgenommen werden üblicherweise diejenigen, zu deren Aufgaben die Personalsuche ohnehin gehört, also die Personalverantwortlichen und die Führungskraft, die die Stelle besetzt.
Für welche Stellen das Programm gilt. Entweder für alle offenen Positionen oder gezielt für Engpassrollen. Eine Liste der offenen Stellen, die regelmäßig aktualisiert wird, gehört dazu.
Wann eine Empfehlung als abgegeben gilt. Am einfachsten über die Bewerbung selbst: Die empfohlene Person nennt im Anschreiben oder im Formular den Namen der empfehlenden Kollegin. Wer zuerst genannt wird, zählt. Hat sich jemand schon vorher selbst beworben, entsteht kein Anspruch.
Wann die Prämie fällig wird. Bewährt hat sich eine Auszahlung nach dem Ende der Probezeit oder eine Staffelung, etwa ein Teil bei Arbeitsbeginn und der Rest nach der Probezeit. So belohnen Sie eine Einstellung, die hält, und nicht nur eine Unterschrift.
Was sonst ausgeschlossen ist. Etwa die Wiedereinstellung ehemaliger Beschäftigter oder Empfehlungen innerhalb des eigenen Hauses bei internen Wechseln.

Ein Merkblatt auf einer Seite reicht. Wichtiger als die Form ist, dass die Regeln vor der ersten Empfehlung feststehen und für alle gleich gelten.

Wie hoch die Prämie sein sollte

Eine gesetzliche Vorgabe oder einen allgemeingültigen Richtwert gibt es nicht. Veröffentlichte Branchenwerte streuen stark und hängen an Region, Rolle und Unternehmensgröße. Sinnvoller als ein Vergleich mit anderen ist die eigene Rechnung: Was kostet es, wenn die Stelle drei oder sechs Monate länger offen bleibt, und was geben Sie für Anzeigen, Portale oder externe Suche aus? Wie Sie die Kosten einer Vakanz belastbar beziffern, zeigt der Beitrag Vakanzkosten: Was kostet eine unbesetzte Stelle?. Die Prämie ist ein Bruchteil dieser Summe und darf spürbar sein.

Drei Überlegungen helfen bei der Gestaltung:

Nach Schwierigkeit staffeln. Eine Fachärztin, ein Steuerberater oder eine erfahrene Vertriebsleitung sind schwerer zu finden als eine Bürokraft. Unterschiedliche Prämien für unterschiedliche Stellen sind zulässig, solange die Einteilung nachvollziehbar und im Voraus bekannt ist.
Geld oder Sachprämie. Geld ist einfach und wird geschätzt, wird aber voll besteuert. Sachprämien können steuerlich günstiger sein, sind aber an enge Grenzen gebunden (dazu gleich mehr).
Die Anerkennung nicht vergessen. Ein Dank im Teammeeting und eine Rückmeldung, was aus der Empfehlung geworden ist, wirken oft stärker als der Betrag. Wer nie erfährt, ob seine Empfehlung überhaupt angekommen ist, empfiehlt kein zweites Mal.

Steuer und Sozialversicherung: was für die Prämie gilt

Das ist der Teil, bei dem in kleineren Betrieben die meisten Fehler passieren. Die Prämie wird gezahlt, weil jemand im Betrieb beschäftigt ist und in diesem Rahmen eine Leistung für den Arbeitgeber erbringt. Damit ist sie Arbeitslohn. § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG zählt dazu ausdrücklich „Gratifikationen, Tantiemen und andere Bezüge und Vorteile“ für eine Beschäftigung. Sozialversicherungsrechtlich gilt dasselbe: Nach § 14 Abs. 1 SGB IV sind Arbeitsentgelt alle laufenden oder einmaligen Einnahmen aus einer Beschäftigung, gleich unter welcher Bezeichnung und auch dann, wenn sie nur im Zusammenhang mit ihr erzielt werden. „Dankeschön“ oder „Geschenk“ auf dem Überweisungsträger ändern daran nichts.

Variante	Lohnsteuer	Sozialversicherung	Fundstelle
Geldprämie	Steuerpflichtiger Arbeitslohn, Abrechnung wie eine Einmalzahlung über die Lohnabrechnung	Beitragspflichtig	§ 19 EStG, § 14 SGB IV
Sachprämie bis 50 € im Monat	Bleibt außer Ansatz, wenn alle Sachbezüge des Monats zusammen 50 Euro nicht übersteigen; Gutscheine nur, wenn sie ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gewährt werden	Beitragsfrei, soweit zusätzlich zum Lohn gewährt und lohnsteuerfrei	§ 8 Abs. 1, 2 und 4 EStG, § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV
Höhere Sachprämie, pauschal versteuert	Arbeitgeber kann die Steuer für Sachzuwendungen zusätzlich zum Lohn mit 30 Prozent pauschal übernehmen, höchstens bis 10.000 Euro je Empfänger und Jahr; die beschenkte Person ist darüber zu unterrichten	Beitragsfreiheit nach der SvEV gilt nur für Zuwendungen an Arbeitnehmer eines Dritten, nicht an eigene Beschäftigte	§ 37b Abs. 1 bis 3 EStG, § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 14 SvEV

Zwei Punkte zur 50-Euro-Grenze werden regelmäßig übersehen. Erstens ist sie eine Freigrenze und kein Freibetrag: Liegt der Wert der Sachbezüge im Monat bei 51 Euro, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig, nicht nur der eine Euro darüber. Zweitens gilt sie für alle Sachbezüge des Monats zusammen. Wer seinem Team schon einen monatlichen Tank- oder Einkaufsgutschein über 50 Euro gibt, hat im selben Monat keinen Spielraum mehr für eine steuerfreie Empfehlungsprämie. Eine spürbare Prämie lässt sich über diese Grenze deshalb kaum abbilden, eher eine kleine Anerkennung für jede abgegebene Empfehlung.

Auch die Pauschalierung nach § 37b EStG ist kein Freifahrtschein: Sie spart der beschenkten Person die eigene Steuer, kostet den Arbeitgeber aber 30 Prozent auf den Wert, und bei eigenen Beschäftigten bleiben Sozialversicherungsbeiträge fällig. Ob sie sich im Einzelfall lohnt und ob die konkrete Sachprämie überhaupt darunter fällt, sollten Sie vorher mit Ihrer Steuerberatung klären. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Betriebsrat: wann er mitbestimmt

Viele Praxen und Kanzleien haben keinen Betriebsrat. Dann entfällt dieser Schritt. Gibt es einen, gehört das Programm auf den Tisch, bevor es startet. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG bestimmt der Betriebsrat mit bei „Fragen der betrieblichen Lohngestaltung, insbesondere die Aufstellung von Entlohnungsgrundsätzen und die Einführung und Anwendung von neuen Entlohnungsmethoden sowie deren Änderung“. Eine Prämie, die nach festen Regeln an Beschäftigte gezahlt wird, berührt genau diese Fragen: Wer bekommt sie, unter welchen Voraussetzungen, in welcher Staffelung.

Kommt keine Einigung zustande, entscheidet nach § 87 Abs. 2 BetrVG die Einigungsstelle. So weit muss es selten kommen, denn Betriebsräte haben in der Regel ein eigenes Interesse daran, dass Stellen besetzt werden und das Team entlastet wird. Die Spielregeln aus dem Abschnitt oben lassen sich direkt als Grundlage für eine Betriebsvereinbarung verwenden.

Empfehlung ist kein Freifahrtschein: AGG und Vielfalt

Empfehlungen haben eine Schattenseite: Menschen empfehlen Menschen, die ihnen ähnlich sind. Ein Team, das fast nur über Empfehlungen wächst, wird mit der Zeit einheitlicher, im Alter, im Werdegang, oft auch in der Herkunft. Das ist nicht per se ein Rechtsproblem, kann aber eines werden, wenn empfohlene Personen im Verfahren anders behandelt werden als alle anderen.

Bewerberinnen und Bewerber gelten nach § 6 Abs. 1 Satz 2 AGG als Beschäftigte, und § 7 Abs. 1 AGG verbietet, sie wegen eines der in § 1 AGG genannten Merkmale zu benachteiligen. Daraus folgt eine einfache Regel für die Praxis: Die Empfehlung öffnet die Tür zum Verfahren, sie ersetzt es nicht. Empfohlene Personen durchlaufen dieselbe Sichtung, dasselbe strukturierte Gespräch und dieselbe Bewertung wie alle anderen. Wie Sie Unterlagen einheitlich prüfen, beschreibt der Beitrag Bewerbungen sichten, den Aufbau eines vergleichbaren Gesprächs der Leitfaden Vorstellungsgespräch führen.

Ein Empfehlungsprogramm ersetzt deshalb auch keine Ausschreibung. Es ergänzt sie. Die Kanäle, über die Sie offene Stellen zusätzlich sichtbar machen, behandelt der Beitrag Stellenanzeige schalten.

Datenschutz: die empfohlene Person bewirbt sich selbst

Der häufigste Datenschutzfehler ist gut gemeint: Ein Mitarbeiter leitet Name, Telefonnummer und Lebenslauf eines Bekannten an die Personalabteilung weiter, und der Arbeitgeber ruft an. Erhält ein Arbeitgeber personenbezogene Daten nicht bei der betroffenen Person selbst, muss er sie nach Art. 14 DSGVO informieren, innerhalb einer angemessenen Frist, längstens innerhalb eines Monats, und wenn die Daten zur Kontaktaufnahme genutzt werden, spätestens beim ersten Kontakt.

Einfacher und sauberer ist ein Ablauf, bei dem die empfehlende Person nur den Hinweis gibt und die empfohlene Person sich selbst meldet, mit dem Namen der Kollegin oder des Kollegen in der Bewerbung. Dann liegen alle Daten von Anfang an dort, wo sie hingehören, und die Frage, wer zuerst empfohlen hat, ist gleich mit beantwortet. Für die Aufbewahrung gelten danach dieselben Regeln wie für jede andere Bewerbung; sie stehen im Beitrag Absage an Bewerber.

Woran Empfehlungsprogramme im Alltag scheitern

Niemand weiß davon. Ein Aushang zum Start und dann nie wieder. Offene Stellen gehören regelmäßig in die Teambesprechung, mit einem Satz dazu, wen Sie suchen.
Die Rückmeldung fehlt. Die empfehlende Person hört wochenlang nichts. Eine kurze Nachricht zu jedem Schritt, ohne Details aus dem Verfahren, reicht.
Die Prämie kommt zu spät oder mit Abzügen, die niemand erwartet hat. Wer brutto verspricht und netto überrascht, verliert Vertrauen. Sagen Sie vorher, dass Geldprämien über die Lohnabrechnung laufen.
Das Umfeld stimmt nicht. Niemand empfiehlt Freunden einen Arbeitgeber, über den er selbst schlecht redet. Ein Empfehlungsprogramm verstärkt, was im Betrieb ohnehin da ist; die Hebel dafür stehen im Beitrag Fachkräfte halten.
Der Start ist holprig. Eine gute Empfehlung, die nach drei Monaten wieder geht, schadet dem Programm doppelt. Ein strukturierter Einstieg, wie im Beitrag Onboarding neuer Mitarbeiter beschrieben, schützt die Einstellung und den Ruf des Programms.

Wenn das eigene Netzwerk nicht reicht

Empfehlungen sind ein starker Kanal, aber ein begrenzter. Das Netzwerk eines kleinen Teams ist irgendwann ausgeschöpft, und für manche Positionen kennt schlicht niemand im Haus die passende Person, etwa bei einer Praxisleitung, einem Steuerberater mit Führungsverantwortung oder einer Vertriebsleitung für eine neue Region. Weitere Wege in unseren Kernberufen fasst der Beitrag MFA, Steuerfachangestellte & ReFa finden zusammen, den Vergleich zwischen Anzeige und gezielter Ansprache der Beitrag Stellenanzeige vs. Direktansprache.

Wir übernehmen die Direktansprache dort, wo das eigene Netzwerk endet: in der Medizin und im Gesundheitswesen, in Steuerkanzleien, in Rechtsanwaltskanzleien und im Vertrieb. Wie eine Suche abläuft, steht auf der Seite Ablauf, den Leistungsumfang beschreibt die Seite Leistungen. Regional erreichen Sie uns als Personalvermittlung im Raum Stuttgart und für Executive Search im Raum Berlin.

Häufige Fragen

Ist eine Prämie für Mitarbeiterempfehlungen steuerpflichtig?

Ja. Eine Geldprämie ist ein Bezug für die Beschäftigung und damit Arbeitslohn nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG. Sie wird wie eine Einmalzahlung über die Lohnabrechnung versteuert. Weil § 14 Abs. 1 SGB IV auch einmalige Einnahmen im Zusammenhang mit der Beschäftigung zum Arbeitsentgelt zählt, fallen außerdem Sozialversicherungsbeiträge an. Eine Bezeichnung als Bonus, Dankeschön oder Geschenk ändert daran nichts.

Kann man eine Empfehlungsprämie steuerfrei auszahlen?

Als Geldbetrag nicht. Steuerfrei bleiben nur Sachbezüge, deren Vorteile im Kalendermonat insgesamt 50 Euro nicht übersteigen (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Das ist eine Freigrenze: Wird sie auch nur knapp überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig. Gutscheine zählen nur dann als Sachbezug, wenn sie ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Andere Sachbezüge im selben Monat werden auf die 50 Euro angerechnet.

Muss der Betriebsrat einem Empfehlungsprogramm zustimmen?

Gibt es einen Betriebsrat, sollten Sie das Programm mit ihm abstimmen. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG bestimmt er bei Fragen der betrieblichen Lohngestaltung mit, insbesondere bei der Aufstellung von Entlohnungsgrundsätzen. Eine Prämie, die nach festen Regeln an Beschäftigte gezahlt wird, berührt diese Fragen. Kommt keine Einigung zustande, entscheidet nach § 87 Abs. 2 BetrVG die Einigungsstelle. In Praxen und Kanzleien ohne Betriebsrat entfällt dieser Schritt.

Dürfen Mitarbeitende die Kontaktdaten von Bekannten an den Arbeitgeber weitergeben?

Besser nicht ohne deren Wissen. Erhält der Arbeitgeber personenbezogene Daten nicht von der betroffenen Person selbst, muss er sie nach Art. 14 DSGVO informieren, längstens innerhalb eines Monats und spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme. Praktikabler ist ein Ablauf, bei dem die empfohlene Person sich selbst bewirbt und den Namen der empfehlenden Kollegin oder des Kollegen angibt.

Quellen: § 19 EStG – Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit · § 8 EStG – Einnahmen (Sachbezüge, 50-Euro-Freigrenze) · § 37b EStG – Pauschalierung bei Sachzuwendungen · § 14 SGB IV – Arbeitsentgelt · § 1 SvEV – Dem Arbeitsentgelt nicht zuzurechnende Zuwendungen · § 87 BetrVG – Mitbestimmungsrechte · § 6 AGG – Persönlicher Anwendungsbereich · § 7 AGG – Benachteiligungsverbot · Art. 14 DSGVO – Informationspflicht bei Datenerhebung bei Dritten

Über den Autor

Max Besemer

Geschäftsführung · Vertico Executive Search GmbH

Verantwortet die Marke Expert Recruiting und die spezialisierte Personalvermittlung in Medizin, Steuer, Recht und Vertrieb – mit Fokus auf Direktansprache und Besetzungsgarantie.

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