Referenzen einholen: So prüfen Arbeitgeber rechtssicher

Zeugnis und Referenz: zwei verschiedene Dinge

Gesetzlich geregelt ist nur das Arbeitszeugnis. Nach § 109 GewO haben Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis, auf Verlangen auch auf ein qualifiziertes Zeugnis mit Angaben zu Leistung und Verhalten. Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein und darf keine Formulierungen enthalten, die etwas anderes aussagen sollen, als der Wortlaut hergibt (§ 109 Abs. 2 GewO). Wie das in der Praxis aussieht, beschreibt der Beitrag Arbeitszeugnis schreiben.

Eine Referenzauskunft ist etwas anderes: ein freiwilliges Gespräch zwischen Ihnen und einer Person, die mit dem Bewerber gearbeitet hat. Das kann ein früherer Vorgesetzter sein, eine Praxisinhaberin, ein Kanzleipartner oder ein langjähriger Kunde. Genau darin liegt der Wert. Im Gespräch lässt sich nachfragen, was im Zeugnis nur angedeutet ist, und Sie hören, wie jemand über die Zusammenarbeit spricht.

Die Rechtslage: Bewerber sind datenschutzrechtlich Beschäftigte

Was ein früherer Vorgesetzter über eine Bewerberin erzählt, sind personenbezogene Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Und Bewerberinnen und Bewerber gelten nach § 26 Abs. 8 Satz 2 BDSG ausdrücklich als Beschäftigte. Damit gilt für das Referenzgespräch der Beschäftigtendatenschutz.

Welche Rechtsgrundlage eine Referenzauskunft trägt, ist nicht abschließend geklärt. § 26 Abs. 1 BDSG erlaubt die Verarbeitung von Beschäftigtendaten, wenn sie für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Der Europäische Gerichtshof hat aber am 30. März 2023 (Rechtssache C-34/21) zu einer hessischen Vorschrift mit nahezu gleichem Wortlaut entschieden, dass nationale Regeln zum Beschäftigtendatenschutz unangewendet bleiben müssen, wenn sie die Vorgaben von Art. 88 Abs. 2 DSGVO nicht erfüllen. Seitdem ist umstritten, wie weit § 26 Abs. 1 BDSG noch trägt.

Die IHK Region Stuttgart fasst die Lage für die Nachfrage beim früheren Arbeitgeber knapp zusammen: Eine abschließende Entscheidung, ob sie zulässig ist, gibt es nicht. Sie empfiehlt deshalb, vorher die Einwilligung des Bewerbers einzuholen. Das ist auch unsere Empfehlung, und zwar aus einem einfachen Grund: Die Einwilligung macht das Gespräch rechtlich sauber, und sie zeigt dem Bewerber, dass Sie fair mit ihm umgehen. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung; in Zweifelsfällen gehört die Bewertung in datenschutz- oder arbeitsrechtliche Hände.

Die Einwilligung richtig einholen

Für Einwilligungen von Beschäftigten, und damit auch von Bewerbern, macht § 26 Abs. 2 BDSG klare Vorgaben, ergänzt durch Art. 7 DSGVO:

• Form: Die Einwilligung hat schriftlich oder elektronisch zu erfolgen, soweit nicht besondere Umstände eine andere Form angemessen machen. Eine E-Mail des Bewerbers reicht damit aus, ein mündliches „Rufen Sie ruhig an“ ist dagegen schwer nachzuweisen.
• Aufklärung: Sie müssen den Bewerber in Textform über den Zweck der Datenverarbeitung und über sein Widerrufsrecht aufklären.
• Freiwilligkeit: Bei der Beurteilung zählen die Abhängigkeit im Beschäftigungsverhältnis und die Umstände, unter denen die Einwilligung erteilt wurde. Fragen Sie deshalb offen, statt Druck aufzubauen, und lassen Sie den Bewerber selbst bestimmen, wen Sie anrufen dürfen.
• Nachweis: Nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO müssen Sie nachweisen können, dass die Einwilligung vorlag. Legen Sie sie zur Bewerbung ab.
• Widerruf: Der Bewerber kann seine Einwilligung jederzeit widerrufen, und der Widerruf muss so einfach sein wie die Erteilung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Was bis dahin besprochen wurde, bleibt rechtmäßig.

Eine pauschale Klausel im Bewerbungsformular („Wir dürfen Referenzen einholen“) erfüllt diese Anforderungen kaum. Besser ist eine kurze, eigene Erklärung, die zu einem konkreten Zeitpunkt im Verfahren eingeholt wird. Ein Formulierungsbeispiel, das Sie an Ihre Datenschutzhinweise anpassen sollten:

Den aktuellen Arbeitgeber sollten Sie nie ohne ausdrückliche Freigabe kontaktieren, auch dann nicht, wenn er im Lebenslauf steht. Für den Bewerber kann ein solcher Anruf die laufende Stelle kosten, und für Sie das Vertrauen der Person, die Sie einstellen möchten.

Informationspflichten: an den Bewerber und den Referenzgeber denken

Werden personenbezogene Daten nicht bei der betroffenen Person selbst erhoben, greift Art. 14 DSGVO. Sie müssen dann unter anderem über Zweck und Rechtsgrundlage, die Kategorien der Daten, die Speicherdauer und die Quelle informieren, und zwar innerhalb einer angemessenen Frist, längstens innerhalb eines Monats. Die Pflicht entfällt, soweit die Person bereits über diese Informationen verfügt (Art. 14 Abs. 5 Buchst. a DSGVO). Eine sauber formulierte Einwilligung mit Verweis auf Ihre Datenschutzhinweise für Bewerber deckt deshalb einen großen Teil davon ab.

Oft übersehen wird die andere Seite: Auch der Referenzgeber ist betroffene Person. Seinen Namen und seine Telefonnummer haben Sie vom Bewerber, nicht von ihm selbst. Wer diese Daten nutzt, um mit ihm zu sprechen, muss ihn nach Art. 14 Abs. 3 Buchst. b DSGVO spätestens zum Zeitpunkt der ersten Mitteilung informieren. In der Praxis genügt es, zu Beginn des Gesprächs zu sagen, wer Sie sind, woher Sie den Kontakt haben, wofür Sie die Auskunft brauchen und wo Ihre Datenschutzhinweise stehen. Und: Niemand ist verpflichtet, Ihnen eine Auskunft zu geben.

Der richtige Zeitpunkt und die richtigen Personen

Referenzen gehören an das Ende des Verfahrens, nicht an den Anfang. Sinnvoll ist der Zeitpunkt nach dem letzten Gespräch, wenn nur noch ein oder zwei Personen im Rennen sind und Sie vor einem Angebot stehen. Dann wissen Sie genau, welche Fragen offen sind, und belasten die Kontakte des Bewerbers nicht unnötig.

Zwei Referenzen reichen in den meisten Fällen. Am aussagekräftigsten sind Personen, die direkt mit dem Bewerber gearbeitet und ihn geführt haben, idealerweise aus der jüngeren Vergangenheit. Bitten Sie den Bewerber, die Referenzgeber vorab zu informieren. Das erhöht die Bereitschaft zu einem offenen Gespräch deutlich, und der Bewerber behält die Kontrolle darüber, wer wann angerufen wird.

Was Sie fragen dürfen und was nicht

Die Grenze ist dieselbe wie im Vorstellungsgespräch: Zulässig ist, was für die Stelle wichtig ist. Tabu sind Fragen, die an die Merkmale des § 1 AGG anknüpfen, also an ethnische Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexuelle Identität. Ebenso tabu sind Gesundheitsdaten wie Krankheitstage oder Kuraufenthalte, die Art. 9 DSGVO als besondere Kategorie personenbezogener Daten schützt, sowie Fragen nach Familienplanung, Schwangerschaft oder Gewerkschaftszugehörigkeit.

Das Risiko ist nicht theoretisch. Beweist ein abgelehnter Bewerber Indizien für eine Benachteiligung, muss nach § 22 AGG der Arbeitgeber beweisen, dass kein Verstoß vorlag. Eine unzulässige Frage im Referenzgespräch, notiert in der Bewerbungsakte, kann ein solches Indiz sein. Die Entschädigung nach § 15 Abs. 2 AGG ist bei einer Nichteinstellung auf drei Monatsgehälter begrenzt, wenn die Person auch bei benachteiligungsfreier Auswahl nicht eingestellt worden wäre; Ansprüche müssen innerhalb von zwei Monaten nach Zugang der Absage schriftlich geltend gemacht werden (§ 15 Abs. 4 AGG).

Leitfaden: zehn Fragen, die etwas bringen

Gute Referenzfragen sind offen, beziehen sich auf konkretes Verhalten und lassen sich nicht mit „gut“ beantworten:

1. In welcher Funktion und wie lange haben Sie mit Frau/Herrn X zusammengearbeitet?
2. Wofür war sie/er konkret verantwortlich?
3. Was war ein Ergebnis, an das Sie sich besonders erinnern?
4. Wie ist sie/er mit hohem Arbeitsaufkommen oder Fristdruck umgegangen? Haben Sie ein Beispiel?
5. Wie war die Zusammenarbeit im Team und mit anderen Abteilungen?
6. Wie hat sie/er auf Kritik oder Fehler reagiert?
7. Wobei würden Sie ihr/ihm in der neuen Rolle Unterstützung empfehlen?
8. Welche Art von Führung hat bei ihr/ihm am besten funktioniert?
9. Unsere Stelle umfasst [Kernaufgabe]. Wie gut passt das aus Ihrer Sicht?
10. Würden Sie wieder mit ihr/ihm zusammenarbeiten?

Frage 7 ist meist die ergiebigste. Sie erlaubt dem Referenzgeber, Schwächen anzusprechen, ohne schlecht über jemanden reden zu müssen. Frage 9 bringt das Gespräch auf Ihre Stelle, statt bei einer allgemeinen Beurteilung stehenzubleiben.

Antworten richtig einordnen

Referenzgeber sind fast immer wohlwollend, schon weil der Bewerber sie selbst ausgewählt hat. Die Information steckt deshalb seltener im Lob als in den Details:

• Konkretheit: Wer jemanden gut kennt, erzählt Beispiele. Bleibt es bei allgemeinen Formulierungen, fragen Sie nach einer konkreten Situation.
• Abgleich: Passen Aufgaben, Zeiträume und Verantwortung zu dem, was im Lebenslauf und im Gespräch gesagt wurde? Abweichungen sind ein Grund nachzufragen, beim Bewerber, nicht hinter seinem Rücken.
• Zurückhaltung: Eine knappe Auskunft ist nicht automatisch ein Warnsignal. Manche Unternehmen erlauben ihren Führungskräften grundsätzlich keine Referenzauskünfte.
• Einzelmeinung: Eine Referenz ist eine Perspektive. Sie ergänzt Ihre eigene Einschätzung aus Gesprächen und Arbeitsprobe, sie ersetzt sie nicht.

Besonderheiten in Praxis, Kanzlei und Vertrieb

Medizin und Gesundheitswesen

In Kliniken und Praxen sind Chef- und Oberärzte, Praxisinhaber oder Pflegedienstleitungen die naheliegenden Referenzgeber. Fragen Sie nach Arbeitsweise, Belastbarkeit im Schichtbetrieb und Umgang mit Patienten, nicht nach einzelnen Behandlungsfällen. Formale Voraussetzungen wie Approbation oder Berufserlaubnis prüfen Sie anhand der Urkunden, nicht über eine Referenz; wie das bei ausländischen Abschlüssen abläuft, zeigt der Beitrag Ausländische Ärzte einstellen.

Steuerkanzleien und Rechtsanwaltskanzleien

Berufsträger unterliegen der Verschwiegenheit, und ein seriöser Referenzgeber wird keine Mandate nennen. Fragen Sie deshalb nach Art und Umfang der bearbeiteten Fälle, nach Fristendisziplin, Arbeitsorganisation und Mandantenkontakt in allgemeiner Form. Dasselbe gilt umgekehrt: Wenn Sie selbst um eine Referenz für einen früheren Mitarbeiter gebeten werden, bleiben Mandanten außen vor.

Vertrieb und Außendienst

Im Vertrieb liegt der Fokus auf Ergebnissen. Fragen Sie nach Zielerreichung, Neukundengewinnung und Kundenbeziehungen, aber fordern Sie keine internen Umsatzzahlen des früheren Arbeitgebers ein; die gehören zu dessen Interna. Aufschlussreicher ist oft die Frage, wie der Bewerber mit verlorenen Aufträgen umgegangen ist.

Dokumentieren und löschen

Halten Sie fest, wann Sie mit wem gesprochen haben, und notieren Sie die wesentlichen Aussagen sachlich. Bedenken Sie dabei: Nach Art. 15 DSGVO kann der Bewerber Auskunft über die zu ihm gespeicherten Daten verlangen, und wenn diese nicht bei ihm selbst erhoben wurden, auch über ihre Herkunft. Schreiben Sie Ihre Notizen also so, dass Sie sie ihm ohne Bedenken vorlegen könnten.

Wird der Bewerber nicht eingestellt, sind die Daten zu löschen, sobald sie nicht mehr erforderlich sind. Wegen der Frist für AGG-Ansprüche hält die IHK Region Stuttgart eine Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen von vier bis maximal sechs Monaten für vertretbar und weist darauf hin, dass der Landesdatenschutzbeauftragte Baden-Württemberg eine Speicherung über vier Monate hinaus für nicht erforderlich hält. Die Notizen aus dem Referenzgespräch gehören zu diesen Unterlagen. Mehr zu Fristen und Formulierungen bei der Absage steht im Beitrag Bewerber absagen.

Checkliste: Referenzen sauber einholen

Referenzen als Teil eines guten Auswahlverfahrens

Eine Referenz ist der letzte Baustein, nicht der erste. Ihre Aussagekraft hängt davon ab, wie gut die Schritte davor waren: eine klare Stellenanzeige, eine strukturierte Sichtung der Bewerbungen und ein Vorstellungsgespräch mit Bewertungsbogen. Wer Bewerber vor der Entscheidung im Betrieb erleben möchte, findet die rechtlichen Grenzen im Beitrag Probearbeiten. Steht die Entscheidung, geht es mit dem Arbeitsvertrag und dem Onboarding weiter.

Wir begleiten Auswahlverfahren in der Medizin und im Gesundheitswesen, in Steuerkanzleien, in Rechtsanwaltskanzleien und im Vertrieb, von der Direktansprache bis zur Entscheidung. Was das konkret umfasst, steht auf der Seite Leistungen, den Prozess beschreibt Ablauf.

Häufige Fragen

Quellen: § 26 BDSG – Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses · Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 4, 7, 9, 14, 15 · EuGH, Urteil vom 30.03.2023, C-34/21 · § 1 AGG – Ziel des Gesetzes · § 15 AGG – Entschädigung und Schadensersatz · § 22 AGG – Beweislast · § 109 GewO – Zeugnis · IHK Region Stuttgart: Datenschutz im Bewerbungsverfahren

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